Administratieve coördinator (M/F/X)

Context

 

Het team van de strategische cel van de Staatssecretaris voor Gendergelijkheid, Gelijke Kansen en Diversiteit, Sarah Schlitz, zoekt een medewerker voor administratieve en organisatorische ondersteuning bij de realisatie van hun doelstellingen, projecten en dossiers.

Uw functie

 

Als verantwoordelijke voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van het team bent u belast met de volgende verantwoordelijkheden :

 

• Administratieve ondersteuning van de beleidsadviseurs bij de voorbereiding en de follow-up van hun dossiers: opstellen van brieven, nota’s, notulen en/of nalezen van documenten, opmaak van de bladzijden, controle op de volledigheid van de bijlagen, opstellen en/of verzenden van brieven/nota’s naar gelang van het soort dossier; laden van documenten met het oog op de behandeling ervan in de Raad van Ministers; voorbereiding van dossiers die bij de Kanselarij moeten worden gedeponeerd, enz.
• Organiseren en zorgen voor duurzame archivering (elektronisch en fysiek) van documenten en de archivering ervan, zodat alle teamleden gemakkelijk documenten kunnen vinden die nuttig zijn voor hun taken.
• Organisatorische ondersteuning bieden aan het team: ontvangst van post/pakketten en indexering ervan (inkomende en uitgaande post en follow-up), organisatie van vergaderingen en toezicht op de bijbehorende logistiek, doen van kleine aankopen of uitstapjes naar het Paleis, enz.

De functie rapporteert rechtstreeks aan de directeur van het Secretariaat.

Uw profiel

 

Voorwaarde	Deze functie staat alleen open voor ambtenaren of personeelsleden van federale openbare instellingen (toepassing van artikel 95 van het koninklijk besluit van 19/11/1998 betreffende het verlof en de afwezigheden toegekend aan de personeelsleden van de overheidsadministraties of daarmee gelijkgestelde personen).
Diploma	Houder van een bachelordiploma of voldoende ervaring voor de functie
Kennissen	Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede schrijfvaardigheid; Goede kennis van kantoorsoftware (Word, Excel, Sharepoint, Outlook, Teams, enz.) en van IT-tools in het algemeen; Goede kennis van het Frans (Europees niveau B2 of gelijkwaardig).
Gedragscompetenties	Georganiseerd, nauwgezet en detailgericht zijn; Oplossingsgericht en creatief zijn; Flexibel en stressbestendig zijn, onder druk kunnen werken en zich kunnen aanpassen aan situaties en omstandigheden; Servicegericht zijn, gemakkelijk kunnen communiceren (ook aan de telefoon) en een teamspeler zijn, terwijl je autonoom en proactief kunt werken; Integer en loyaal handelen, in overeenstemming met de verwachtingen, en je verplichtingen en de vertrouwelijkheid van informatie respecteren.
Vermogen	Zich kunnen uitdrukken in het Frans en het Nederlands; Veelzijdigheid in het uitvoeren van uiteenlopende taken; Rijbewijs B;
Gedeelde politieke belangstelling	U onderschrijft het project van politieke ecologie door haar waarden en ethiek te delen, verankert uw engagement in de strijd tegen sociale ongelijkheden en combineert energie, vaardigheden en overtuiging om de visie en het project van Sarah Schlitz op het gebied van gendergelijkheid, gelijke kansen, diversiteit en inclusie te concretiseren.

Ons aanbod

 

Een aanwijzing die eindigt met het mandaat van de Staatssecretaris, Sarah Schlitz.

 

Voordelen:

• Uitdagende werkomgeving in het hart van de politiek en de actualiteit
• Detacheringsvergoeding
• Mogelijkheid tot telewerken
• Gratis openbaar vervoer van en naar het werk
• Betaling van gesprekskosten en 8GB data/maand
• Terbeschikkingstelling van een laptop
• Mogelijkheid tot het afsluiten van een goedkope ziekenhuisverzekering

Diversiteit

 

Wij waarderen de diversiteit van mensen en streven naar een werkomgeving waarin individuele verschillen worden erkend, gewaardeerd en gerespecteerd, zodat het volledige potentieel kan worden ontwikkeld en kan worden voortgebouwd op de talenten en sterke punten van elk individu.

Solliciteer

 

Interesse? Stuur uw CV en motivatiebrief uiterlijk 15 april 2023 naar sophie.windels@schlitz.fed.be.

Meer informatie over de functie, arbeidsvoorwaarden, …? Aarzel niet om contact op te nemen met de directeur van het secretariaat, Sophie Windels – sophie.windels@schlitz.fed.be