Votre mission
En tant que soutien administratif de notre cellule stratégique, vous adhérez au projet de l’écologie politique par le partage de ses valeurs et de son éthique, ancrez votre engagement dans la lutte contre les inégalités sociales, et combinez énergie, compétences et conviction afin de concrétiser la vision et le projet porté par Sarah Schlitz en matière d’Egalité des genres, d’Egalité des chances, de Diversité et d’Inclusion.
Concrètement et sous l’autorité directe de la Secrétaire de cabinet, vous assurez le support administratif du cabinet afin de contribuer à son bon fonctionnement. Dans ce contexte, vous faites preuve d’autonomie, de proactivité ainsi que de polyvalence dans la réalisation d’une grande variété de tâches, notamment les suivantes :
■ Traiter la correspondance entrante et sortante dans sa version papier et électronique (réception, indicatage, attribution et suivi des courriers et courriels)
■ Gérer les archives et le classement des documents du cabinet
■ Assurer le chargement des documents présentés en Conseil des ministres sur la plateforme en ligne
■ Rédiger des courriers/courriels à l’attention de différents interlocuteurs (société civile, membres du gouvernement, associations, etc.)
■ Réaliser le lay-out des documents ainsi que leur impression, élaborer des templates de document dans les deux langues
■ Rédiger différents types de documents (synthèse, rapports, PV, notes, etc.) inhérents à des réunions internes et externes, textes ou présentations
■ Assurer le suivi administratif de certains dossiers et/ouréunions
■ Traduire différents documents du néerlandais vers le français (et vice-versa)
Par ailleurs, la fonction de soutien administratif comporte des tâches opérationnelles, organisationnelles et logistiques qui visent à soutenir transversalement le Cabinet, entre autres :
■ Réceptionner les courriers et colis livrés au cabinet
■ Préparer les dossiers papiers qui doivent être déposés à la Chancellerie du Premier Ministre
■ Aller déposer des documents pour d’autres cabinets ou chez le Roi
■ Superviser la logistique des réunions qui se déroulent au cabinet
■ Se déplacer pour faire des achats de fournitures et/ou de nourriture qui ne sont pas livrées
Votre profil
Ce poste vacant est ouvert aux fonctionnaires ou aux membres du personnel d’institutions publiques fédérales.
Compétences comportementales :
■ Vous avez un bon sens de l’organisation
■ Vous prenez des initiatives et êtes capable de travailler de manière autonome, proactive et flexible
■ Vous êtes capable d’anticiper les tâches et de gérer votre organisation
■ Vous acceptez de travailler dans l’urgence et vous vous adaptez aux situations et circonstances
■ Vous agissez de manière intègre et loyale, conformément aux attentes de l’organe stratégique, et respectez vos engagements et la confidentialité de l’information ;
■ Vous accompagnez vos interlocuteurs internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs ;
Compétences techniques
■ Vous disposez d’un permis de conduire
■ Vous disposez d’une bonne maîtrise des outils informatiques de base (traitement de texte, courrier électronique, tableur, messagerie instantanée)
■ Vous rédigez de façon claire, rigoureuse, structurée et synthétique
■ Vous disposez d’une bonne connaissance du néerlandais (niveau européen B2 ou équivalent)
Notre offre
■ Un environnement de travail stimulant au cœur de la politique
■ Une prime de détachement
■ Temps plein ou 4/5e
■ Possibilité de télétravail (2 à 3 jours / semaine)
■ Prise en charge des transports en commun pour les trajets domicile/travail
■ Prise en charge des frais d’appel et 8GB de data/mois
■ Mise à disposition d’un ordinateur portable
■ Possibilité de souscrire à une assurance hospitalisation à prix avantageux
Postuler
Vous pouvez postuler en adressant votre cv et votre lettre de motivation à l’adresse suivante : sophie.windels@schlitz.fed.be
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