Secrétaire de Cabinet FR

Votre mission

En tant que Secrétaire de Cabinet de Sarah Schlitz, vous adhérez au projet de l’écologie politique par le partage de ses valeurs et de son éthique, ancrez votre engagement dans la lutte contre les inégalités sociales et les discriminations, et combinez énergie, compétences et conviction afin de concrétiser la vision et le projet porté par Sarah Schlitz en matière d’Egalité des genres, d’Egalité des chances, de Diversité et d’Inclusion.

Plus spécifiquement, vous êtes responsable du bon fonctionnement du cabinet, coordonnez ainsi que gérez les ressources humaines, logistiques et budgétaires du cabinet.

Dans ce cadre, et sous l’autorité directe de la Secrétaire d’État, vous :

  • organisez le fonctionnement interne du Cabinet (organigramme, procédures, moyens, classement et archivage, etc.) dans un objectif de soutien optimal à la Secrétaire d’Etat ;
  • contribuez à une gestion cohérente du cabinet en concertation avec la Secrétaire d’État, la Cheffe de Cabinet et la Directrice politique ;
  • organisez le recrutement des membres du Cabinet (planification des besoins RH, rédaction des offres d’emploi, analyse et évaluation des candidatures entrantes, organisation des tests et interviews, rédaction d’avis et feedback motivés, etc.) ;
  • gérez le développement du personnel (accueil, évaluation, formation, accompagnement, communication et évènements internes, etc.) ;
  • gérez le budget (élaboration et suivi du budget annuel, approbation des dépenses, exécution et vérification des titres de créance, paiement des factures et des traitements) ;
  • gérez les achats (acquisition et renouvellement des équipements collectifs, centralisation des demandes individuelles d’équipement et de fournitures, recherche de fournisseurs et gestion des stocks de consommables et des contrats divers, etc.) ;
  • gérez la logistique (contacts avec la Régie des Bâtiments, installation des membres du Cabinet, etc.) ;
  • gérez l’IT (s’assurer de la mise en place et du maintien d’une infrastructure de réseau qui supporte de manière efficiente les solutions IT et télécoms du cabinet, identification des besoins en la matière, etc.) ;
  • encadrez la cellule d’appui en interne et faites les demandes en externe (entretien, déplacements, accueil, traduction, courrier/indicatage, secrétariat, IT&Télécoms, cuisine).

Par ailleurs, la fonction de Secrétaire de Cabinet comporte une majorité de tâches opérationnelles, organisationnelles et administratives qui visent à soutenir transversalement le Cabinet.

Votre profil

Diplômes :

Master ou expérience équivalente

Compétences comportementales :

  • Vous traduisez des raisonnements et concepts abstraits et généraux en solutions opérationnelles ;
  • Vous vous inscrivez dans une logique de soutien à vos collègues, notamment en leur proposant des solutions aux problèmes rencontrés en étant à l’écoute de leurs besoins.
  • Vous travaillez de manière autonome, flexible et vous adaptez aux situations et circonstances ;
  • Vous pensez de manière transversale et développez votre réseau ;
  • Vous travaillez dans l’urgence et réagissez aux stress en vous focalisant sur le résultat, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique ;
  • Vous agissez de manière intègre et loyale, conformément aux attentes de l’organe stratégique, et respectez la confidentialité de l’information et vos engagements;
  • Vous avez de l’impact sur les différentes parties prenantes, négociez, utilisez des arguments convaincants et acceptez des compromis réalistes ;
  • Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe.

Compétences techniques :

  • Vous disposez d’une connaissance de base des différents processus RH (recrutement, sélection, évaluation, formation, payroll, etc) ;
  • Vous disposez d’une connaissance de base des processus budgétaires au sein de l’Administration ;
  • Vous disposez d’une bonne maîtrise du néerlandais (niveau européen B1) ;
  • Vous disposez d’une bonne maîtrise des outils informatiques de base (traitement de texte, courrier électronique, tableur).

Notre offre :

  • Un environnement de travail stimulant au cœur de la politique

  • Temps plein ou 4/5ème temps

  • Gratuité des transports en commun pour les trajets domicile/travail

  • Mise à disposition d’un smartphone et prise en charge des frais d’appel

  • Mise à disposition d’un ordinateur portable

  • Possibilité de souscrire à une assurance hospitalisation à prix avantageux

 

Postuler

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à Seraphin.MUKENDI-NGANDU@schlitz.fed.be pour le 23 août au plus tard.

Share This