Logistieke en administratieve ondersteuning (M/V/X)

Uw opdracht

Als logistieke en administratieve ondersteuning (M/V/X) van de strategische cel van de
Staatssecretaris verbindt u zich met het ecologisch gedachtengoed door de waarden en
ethiek ervan te onderschrijven, uw inzet te verankeren in de strijd tegen sociale
ongelijkheden en uw energie, vaardigheden en overtuiging in te zetten om de visie en het
project van Sarah Schlitz te verwezenlijken op het gebied van Genderlijkheid, Gelijke Kansen,
Diversiteit en Inclusie.
Onder rechtstreeks gezag van de kabinetssecretaris verleent u logistieke en
administratieve ondersteuning aan het kabinet om bij te dragen tot de goede werking
ervan. In die context werkt u autonoom, proactief en polyvalent in het uitvoeren van een
uiteenlopende taken.

Logistiek

■ Het logistiek omkaderen van de vergaderingen die plaatsvinden in het kabinet
■ Het vervoeren van de Staatssecretaris (met een Cambio-wagen) naar
evenementen of vergaderingen, wanneer zij niet met het openbaar vervoer reist
■ Verantwoordelijk zijn voor een goed onderhoud van alle ruimten in het kabinet
■ Post ontvangen die op het kabinet wordt afgeleverd
■ Boodschappen doen voor de voorraden en/of voeding die niet geleverd worden
■ Voorbereiden van dossiers die bij de Kanselarij van de Eerste Minister moeten
ingediend worden
■ Het afleveren van documenten aan andere kabinetten of aan de Koning
Administratief
■ Inkomende en uitgaande correspondentie in papieren en elektronische versie
afhandelen (ontvangst, indexering, toewijzing en follow-up van brieven en e-mails)
■ Ervoor zorgen dat de aan de Raad van Ministers voorgelegde documenten op het
onlineplatform opgeladen worden
■ Opstellen van brieven/e-mails aan diverse gesprekspartners (leden van de
regering, middenveld, enz.)
■ Het opmaken en afdrukken van documenten en templates in beide talen opstellen
■ Opstellen van verschillende soorten documenten (samenvattingen, verslagen,
notulen, nota’s, enz.) van interne en externe vergaderingen, teksten of presentaties
■ Zorgen voor de administratieve follow-up van bepaalde dossiers en vergaderingen
■ Vertalen van diverse documenten uit het Frans naar het Nederlands
■ Het beheer van de archieven van het kabinet en het archiveren van documenten

Uw profiel

Diploma’s :

Diploma secundair onderwijs / Bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring

Persoonlijke vaardigheden :

■ U hebt goede organisatorische vaardigheden
■ U neemt initiatief en bent zelfstandig, proactief en flexibel
■ U anticipeert op taken en bent georganiseerd
■ U kan onder druk werken en kan u aanpassen aan situaties en omstandigheden
■ U handelt integer en loyaal, in overeenstemming met de verwachtingen van het
strategisch orgaan, en respecteert uw verbintenissen en de vertrouwelijkheid van
informatie
■ U ondersteunt uw interne en externe contacten met transparantie, integriteit en
objectiviteit, biedt een persoonlijke service en onderhoudt constructieve contacten;
Technische vaardigheden :
■ U hebt een rijbewijs
■ U hebt een goede kennis van verschillende IT-toepassingen (tekstverwerking, office
365, e-mail, spreadsheet, whatsapp, signal)
■ U schrijft op een duidelijke, gestructureerde en synthetische manier
■ U hebt een goede kennis van het Frans (Europees niveau B2 of gelijkwaardig)

Ons aanbod

■ Een stimulerende werkomgeving in het hart van het beleid
■ Voltijdse tewerkstelling
■ Vergoeding van openbaar vervoer van en naar het werk
■ Vergoeding van telefoongesprekken + 8GB data/maand
■ Terbeschikkingstelling van een laptop
■ Mogelijkheid om in te tekenen op een hospitalisatieverzekering tegen lage kosten

Solliciteer

Geïnteresseerd ? Stuur uw CV en motivatiebrief door naar sophie.windels@schlitz.fed.be

Share This