Administratieve ondersteuning (M/V/X)

Uw opdracht

Als administratieve ondersteuning van de strategische cel van de Staatssecretaris verbindt u zich met het ecologisch gedachtengoed door de waarden en ethiek ervan te onderschrijven, uw inzet te verankeren in de strijd tegen sociale ongelijkheden en uw energie, vaardigheden en overtuiging in te zetten om de visie en het project van Sarah Schlitz te verwezenlijken op het gebied van Genderlijkheid, Gelijke Kansen, Diversiteit en Inclusie.

Onder rechtstreeks gezag van de kabinetssecretaris verleent uadministratieve ondersteuning aan het kabinet om bij te dragen tot de goede werking ervan. In die context werkt u autonoom, proactief en polyvalent in het uitvoeren van een uiteenlopende taken, met name :

 

Inkomende en uitgaande correspondentie in papieren en elektronische versie afhandelen (ontvangst, indexering, toewijzing en follow-up van brieven en e-mails)
Het beheer van de archieven van het kabinet en het archiveren van documenten
Ervoor zorgen dat de aan de Raad van Ministers voorgelegde documenten op het onlineplatform opgeladen worden
Opstellen van brieven/e-mails aan diverse gesprekspartners (leden van de regering, middenveld, enz.)
Het opmaken en afdrukken van documenten en templatesin beide talen opstellen
Opstellen van verschillende soorten documenten (samenvattingen, verslagen, notulen, nota’s, enz.) vaninterne en externe vergaderingen, teksten of presentaties
Zorgen voor de administratieve follow-up van bepaalde dossiers en vergaderingen
Vertalen van diverse documenten uit het Frans naar het Nederlands (en vice-versa)

 

Daarnaast omvat de administratieve ondersteuning operationele, organisatorische en logistieke taken die erop gericht zijn transversale ondersteuning te bieden aan het kabinet, o.a. :

 

Post ontvangen die op het kabinet wordt afgeleverd
Voorbereiden van dossiers die bij de Kanselarij van de Eerste Minister moeten ingediend worden
Het afleveren van documenten aan andere kabinetten of aan de Koning
Het logistiek omkaderen van de vergaderingen dieplaatsvinden in het kabinet
Boodschappen doen voor de voorraden en/of voeding die niet geleverd worden

Uw profiel

Deze vacature staat open voor ambtenaren of personeelsleden van federale overheidsinstellingen.

 

Persoonlijke vaardigheden :

U hebt goede organisatorische vaardigheden
U neemt initiatief en bent zelfstandig, proactief en flexibel
U anticipeert op taken en bent georganiseerd
U kan onder druk werken en kan u aanpassen aan situaties en omstandigheden
U handelt loyaal en met integriteit, in overeenstemming met de verwachtingen van het strategisch orgaan, en respecteert uw verbintenissen en de vertrouwelijkheid van informatie
U ondersteunt uw interne en externe contacten met transparantie, integriteit en objectiviteit, biedt een persoonlijke service en onderhoudt constructieve contacten;

Technische vaardigheden :

U hebt een rijbewijs
U hebt een goede kennis van verschillende IT-toepassingen (tekstverwerking, office 365, e-mail, spreadsheet, whatsapp, signal)
U schrijft op een duidelijke, gestructureerde en synthetische manier
U hebt een goede kennis van het Frans (Europees niveau B2 of gelijkwaardig)

 

Ons aanbod

Een stimulerende werkomgeving in het hart van het beleid
Een detacheringspremie
Voltijds of 4/5e
■ Mogelijkheid om te telewerken (2 tot 3 dagen per week)
Vergoeding van openbaar vervoer van en naar het werk
Vergoeding van telefoongesprekken + 8GB data/maand
Terbeschikkingstelling van een laptop
Mogelijkheid om in te tekenen op een hospitalisatieverzekering tegen lage kosten

Solliciteer

U kunt solliciteren door uw CV en motivatiebrief op te sturen naar: sophie.windels@schlitz.fed.be

Share This