Uw opdracht
Als administratieve ondersteuning van de strategische cel van de Staatssecretaris verbindt u zich met het ecologisch gedachtengoed door de waarden en ethiek ervan te onderschrijven, uw inzet te verankeren in de strijd tegen sociale ongelijkheden en uw energie, vaardigheden en overtuiging in te zetten om de visie en het project van Sarah Schlitz te verwezenlijken op het gebied van Genderlijkheid, Gelijke Kansen, Diversiteit en Inclusie.
Onder rechtstreeks gezag van de kabinetssecretaris verleent uadministratieve ondersteuning aan het kabinet om bij te dragen tot de goede werking ervan. In die context werkt u autonoom, proactief en polyvalent in het uitvoeren van een uiteenlopende taken, met name :
■ Inkomende en uitgaande correspondentie in papieren en elektronische versie afhandelen (ontvangst, indexering, toewijzing en follow-up van brieven en e-mails)
■ Het beheer van de archieven van het kabinet en het archiveren van documenten
■ Ervoor zorgen dat de aan de Raad van Ministers voorgelegde documenten op het onlineplatform opgeladen worden
■ Opstellen van brieven/e-mails aan diverse gesprekspartners (leden van de regering, middenveld, enz.)
■ Het opmaken en afdrukken van documenten en templatesin beide talen opstellen
■ Opstellen van verschillende soorten documenten (samenvattingen, verslagen, notulen, nota’s, enz.) vaninterne en externe vergaderingen, teksten of presentaties
■ Zorgen voor de administratieve follow-up van bepaalde dossiers en vergaderingen
■ Vertalen van diverse documenten uit het Frans naar het Nederlands (en vice-versa)
Daarnaast omvat de administratieve ondersteuning operationele, organisatorische en logistieke taken die erop gericht zijn transversale ondersteuning te bieden aan het kabinet, o.a. :
■ Post ontvangen die op het kabinet wordt afgeleverd
■ Voorbereiden van dossiers die bij de Kanselarij van de Eerste Minister moeten ingediend worden
■ Het afleveren van documenten aan andere kabinetten of aan de Koning
■ Het logistiek omkaderen van de vergaderingen dieplaatsvinden in het kabinet
■ Boodschappen doen voor de voorraden en/of voeding die niet geleverd worden
Uw profiel
Deze vacature staat open voor ambtenaren of personeelsleden van federale overheidsinstellingen.
Persoonlijke vaardigheden :
■ U hebt goede organisatorische vaardigheden
■ U neemt initiatief en bent zelfstandig, proactief en flexibel
■ U anticipeert op taken en bent georganiseerd
■ U kan onder druk werken en kan u aanpassen aan situaties en omstandigheden
■ U handelt loyaal en met integriteit, in overeenstemming met de verwachtingen van het strategisch orgaan, en respecteert uw verbintenissen en de vertrouwelijkheid van informatie
■ U ondersteunt uw interne en externe contacten met transparantie, integriteit en objectiviteit, biedt een persoonlijke service en onderhoudt constructieve contacten;
Technische vaardigheden :
■ U hebt een rijbewijs
■ U hebt een goede kennis van verschillende IT-toepassingen (tekstverwerking, office 365, e-mail, spreadsheet, whatsapp, signal)
■ U schrijft op een duidelijke, gestructureerde en synthetische manier
■ U hebt een goede kennis van het Frans (Europees niveau B2 of gelijkwaardig)
Ons aanbod
■ Een stimulerende werkomgeving in het hart van het beleid
■ Een detacheringspremie
■ Voltijds of 4/5e
■ Mogelijkheid om te telewerken (2 tot 3 dagen per week)
■ Vergoeding van openbaar vervoer van en naar het werk
■ Vergoeding van telefoongesprekken + 8GB data/maand
■ Terbeschikkingstelling van een laptop
■ Mogelijkheid om in te tekenen op een hospitalisatieverzekering tegen lage kosten
Solliciteer
U kunt solliciteren door uw CV en motivatiebrief op te sturen naar: sophie.windels@schlitz.fed.be
Français