JOB – Administratief deskundige

Uw opdracht

Als administratief deskundige van de Staatssecretaris verbind je zich met het ecologisch gedachtengoed en deel je de waarden en de ethiek ervan. Je draagt bij tot de administratieve ondersteuning van het kabinet en voert verschillende taken uit.

Administratieve taken

  • Je stelt brieven op
  • Je vertaalt verschillende documenten uit het Frans naar het Nederlands
  • Je behandelt de inkomende en uitgaande correspondentie
  • Je maakt de lay-out op van documenten en print deze af
  • Je stelt rapporten op van interne vergaderingen, teksten, nota’s en/of presentaties
  • Je stelt notulen van vergaderingen op
  • Je staat in voor de administratieve opvolging van vergaderingen en dossiers
  • Je maakt opvolgingstabellen op en houdt deze bij
  • Je voert gegevens in databanken en houdt deze up-to-date.

Organisatorische taken

  • Je beheert de agenda
  • Je staat in voor de praktische organisatie van vergaderingen. Je plant vergaderingen in, verstuurt uitnodigingen, reserveert zalen en stelt het nodige materiaal ter beschikking
  • Je organiseert de verplaatsingen
  • Je stelt op procedures

Onthaal taken

  • Je bent de contactpersoon en fungeert als tussenpersoon voor het contact met externe en/of interne partijen
  • Je ontvangt bezoekers
  • Je beantwoordt eenvoudige vragen persoonlijk, telefonisch of via mail
  • Je noteert boodschappen en geeft deze informatie door
  • Je verwijst klanten door naar de gespecialiseerde personen en/of diensten

 

Klassement en archief taken

  • Je klasseert en archiveert de papieren of elektronische versie van dossiers, documenten of andere relevante informatie voor het kabinet volgens de voorschriften of procedures (o.a. regelgevende teksten, kabinetsnota’s, Parlementaire vragen, etc.).

 

Uw profiel

Diploma:

Bachelor

Gedragsgerichte competenties

  • Zin voor initiatief
  • In staat om autonoom, flexibel, transversaal te werken.
  • In staat om het werk te organiseren, om te werken in geval van nood, om stress te weerstaan en om de vertrouwelijkheid te respecteren.
  • In staat om externe vergaderingen of evenementen te organiseren
  • In staat om in teamverband te werken.

Technische competenties:

  • In staat om op een duidelijke, rigoureuze, gestructureerde manier te schrijven.
  • Bekwaamheid in het Frans (Europese niveau B2)
  • In staat om teksten uit het Frans naar het Nederlands vertalen
  • Beheersing van elementaire computerhulpmiddelen (tekstverwerking, e-mail, spreadsheet)

Selectieprocedure

  1. Verificatie van de voorwaarden voor deelname

De 5 sollicitaties die het dichtst bij het gezochte profiel komen, zullen worden geselecteerd, op voorwaarde dat zij over de vereiste diploma’s beschikken. Als u binnen 3 weken geen antwoord ontvangt, betekent dit dat uw aanvraag niet is geselecteerd.

  1. Interview

In het interview wordt beoordeeld of uw gedrags- en technische vaardigheden (zie ‘Uw profiel’) voldoen aan de eisen van de functie. Er wordt ook gevraagd naar je motivatie, interesse en affiniteit met het vakgebied.

Het interview wordt voorafgegaan door een schriftelijke test die tijdens het interview kan worden besproken.

Aanmelden

U kunt solliciteren tot en met 25/01/21 door uw CV en begeleidend schrijven te sturen naar het volgende adres: seraphin.mukendi-ngandu@schlitz.fed.be

Share This